Fallbeispiel Medizinische Dokumentation im Öffentlichen Gesundheitswesen (aus dem Jahr 2007)

Viele der heute im medizinischen Informationsmanagement Beschäftigten sind Quereinsteiger bzw. Umschüler. So auch Andrea Großer. Wegen einer akuten Latex-Allergie war sie 1992 gezwungen, ihren Beruf als MTA (Medizinisch-Technische Assistentin) im Labor aufzugeben und sich beruflich neu zu orientieren. Im Bereich Gesundheitswesen wollte sie auf jeden Fall bleiben, doch eine aktive Tätigkeit in der experimentellen Medizin war aufgrund ihrer gesundheitlichen Beeinträchtigung nicht mehr möglich. Da entdeckte sie in Hamburg in der U-Bahn zufällig ein Plakat von einer Schule, die eine Ausbildung zur Medizinischen Dokumentations-Assistentin (MDA) anbot und wusste, das war das, was sie machen wollte. Sie absolvierte die Ausbildung an der MDA-Schule IKS Hamburg und erwarb bereits während der Ausbildung zusätzliche Qualifikationen. „Zu dem Zeitpunkt, als ich vor über 10 Jahren die MDA-Ausbildung absolvierte, war das nicht viel mehr als eine Grundausbildung. Um mich umfassender zu informieren und mich weiterzubilden, habe ich daher zusätzliche Fortbildungsmaßnahmen ergriffen.“, so Andrea Großer. „Heute bieten die Ausbildungsstätten in diesem Bereich wesentlich besseres Schulungsmaterial an und können auf vom DVMD erarbeitete Rahmenlehrpläne zurückgreifen. So können Informationen aus dem Berufsalltag in die Schulen zurückfließen und die Auszubildenden eine absolut praxisbezogene Berufsausbildung erhalten.“

Über diesen Weg lernte A. Großer auch den DVMD kennen, der ihr Wege in der Medizinischen Dokumentation und weitere Schulungsmöglichkeiten aufzeigte. Nach kurzer Zeit wurde sie Mitglied beim DVMD und sammelte über ihre Tätigkeit für den DVMD viel Erfahrung in dem Bereich Projekt- und Team-Management. Erfahrungen, die ihr heute ihre tägliche Arbeit erleichtern: „In meinem Beruf muss man nicht nur die Zahlen und Daten kontrollieren, sondern die Ergebnisse und Fakten auch aufbereiten und sicher präsentieren können. Ein gehöriges Maß an Organisationstalent und Kommunikationsstärke gehören deshalb einfach dazu.“, erläutert A. Großer ihr Aufgabengebiet.

„Organisationstalent und Kommunikationsstärke gehören einfach dazu.“

Medizinische Dokumentation in der Biometrie und Epidemiologie

Heute arbeitet Andrea Großer in der Universitätsklinik Hamburg-Eppendorf und ist als Medizinische Dokumentarin (MD) am dortigen Institut für Medizinische Biometrie und Epidemiologie beschäftigt. Ihr Aufgabengebiet ist dreigeteilt: Zum einen berät sie Kunden, die medizinische Projekte oder Studien durchführen und Beratung und Unterstützung bei der statistischen Auswertung benötigen. Dazu erhalten die Kunden zuerst eine statistische Beratung bei einem der Statistiker des Instituts, der dann einen Auswertungsplan für das Projekt erstellt. In der anschließenden praktischen Umsetzungsphase steht Frau Großer den Kunden in enger Zusammenarbeit mit dem Statistiker beratend zur Seite. Die Aufträge ihrer Kunden können epidemiologische, klinische Studien oder Projekte zur Qualitätssicherung sein. Zu ihren Kunden zählen Wissenschaftler, Doktoranden, Mitarbeiter anderer Kliniken, Behörden, Patientenselbsthilfegruppen, sowie nichtwissenschaftliche Forschungsteams. Zum anderen kümmert sich Frau Großer aber auch um die komplette Planung des Datenhandlings und Auswertung solcher Studien. Diese Projektarbeit macht zurzeit etwa die Hälfte ihrer Tätigkeit aus.
Andrea Großer am Schreibtisch

Häufige Aufgaben von Medizinischen Dokumentaren sind die Erstellung der Fragebögen (sogenannte Case Report Forms, CRF) und die Programmierung von Datenbanken zur Datenerhebung für Studien. Im Rahmen eines solchen Projekts erstellen die Dokumentare projektbezogene Richtlinien zum Datamanagement und planen den Datenbankaufbau.

Potenzielle Arbeitgeber:

Außerdem sind Medizinische Dokumentare für die Programmierung und Validierung (Überprüfung) der Datenbanken verantwortlich und kümmern sich um das komplette Datenmanagement wie auch um die Organisation der Dateneingabe. Bei vielen Projekten sind die MDs somit für die komplette Projektdokumentation verantwortlich.

Seit dem Frühjahr 2007 hat sich der Fokus von Frau Großers Tätigkeiten erneut verändert. Sie ist nun verstärkt im Bereich der statistischen Auswertung, der Doktorandenberatung und im Seminarbereich aktiv. Ein Schwerpunkt ihrer Tätigkeit besteht weiterhin in der Auswertung von Datenerhebungen mittels diverser Statistikprogramme wie z.B. SPSS. Als weiteres Standardprogramm für die statistische Analyse wird von den MDs – vor allem in der pharmazeutischen Industrie – SAS eingesetzt. „Weitere statistische Analyseprogramme sind STATA und R, die in wissenschaftsorientierten Instituten eingesetzt werden und zunehmend an Bedeutung für die tägliche Arbeit der MDs gewinnen.“, ergänzt Prof. Dr. K. Wegscheider, Direktor des Instituts für Medizinische Biometrie und Epidemiologie und A. Großers Vorgesetzter.

Im Rahmen der Doktoranden- und Projektberatung überprüft Frau Großer zudem die CRFs auf ihre statistische Auswertbarkeit. Des Weiteren trägt A. Großer häufig als Projektleiterin dafür Sorge, dass notwendige Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen und das Datenhandling nach den branchenüblichen hohen Standards, den SOP (Standard Operating Procedures), und den notwendigen gesetzlichen Vorgaben erfolgt.

Vor Beginn der statistischen Auswertung erstellt Frau Großer für die Daten zunächst programmgesteuerte Plausibilitätschecks. Hier gehört das Query Management (Bearbeitung von Rückfragen zu Fehlern, die in der Datenerhebung aufgetreten sind) zu den grundlegenden wichtigen Aufgaben. Nach Vorliegen der korrekten Datendatei, des so genannten Cleanfiles, programmiert sie die komplette Auswertungsroutine. Dies geschieht in enger Absprache mit dem Projektstatistiker. Die Ergebnisse werden im Projektteam besprochen und es wird festgelegt, was in welcher Form veröffentlicht wird. Abschließend bereitet Frau Großer die Tabellen und Grafiken für Artikel und Veröffentlichungen in Präsentationsqualität auf.

Einer der wichtigsten Bestandteile ihres Aufgabenfeldes ist und bleibt jedoch die Beratung der Kunden hinsichtlich der technischen Umsetzung der statistischen Auswertung, was eines Großteils der Projektzeit bedarf. Denn häufig muss zunächst geklärt werden, wie die Daten des Kunden erst einmal aufbereitet werden müssen, damit sie später in die Auswertung einfließen können. Hierzu finden gemeinsame Beratungsgespräche mit dem Kunden, dem Statistiker sowie einem für das Projekt zuständigen Medizinischen Dokumentar des Instituts statt.

„Der Dokumentar ist Mittler zwischen den Professionen.“

Logik kombiniert mit Intuition

Während für diesen Teil der Projektbearbeitung eher die logischen und mathematischen Fähigkeiten der Medizinischen Dokumentarin gefragt sind, beginnt nun der kommunikative Teil der Arbeit. Die statistische Auswertung muss nach Prioritäten aufbereitet und den Projektteilnehmern präsentiert werden. In der Projektplanung werden Auswertungspläne festgelegt, nach denen Frau Großer im Anschluss ihre Auswertungsroutinen programmiert. Doch wer glaubt, damit wäre der Abstimmungsbedarf gedeckt, der irrt. „Während eines Projekts halte ich ständig Kontakt mit den anderen Projektmitgliedern. Es gibt immer wieder Fragen oder Unstimmigkeiten, die während der Datenerhebung oder im Verlauf der Auswertung auftreten und geklärt werden müssen. Zudem sind wir Dokumentare innerhalb der Projektteams häufig die einzigen Teammitglieder, die den projekttechnischen Ablauf von Anfang bis Ende eines Projekts planen und verwalten. Doch diesen Überblick im Kopf zu haben, heißt noch lange nicht, Ärzte und Wissenschaftler sofort von der Richtigkeit unserer Arbeit überzeugen zu können. Da sind Kommunikationsstärke, Kompromissbereitschaft, aber auch ein gewisses Durchsetzungsvermögen unabdingbar.“, beschreibt A. Großer ihren Job.

Aus der Praxis für die Praxis

Der dritte, eher ungewöhnliche Teil ihres Aufgabengebiets besteht in der Planung und Durchführung von Statistikprogramm-Seminaren. Im Laufe der Zusammenarbeit mit ihren Auftraggebern hat sich ein immer stärkerer Bedarf an Fachwissen zum Thema Statistik, Vorbereitung einer statistischen Studie und vor allem zum Umgang mit der speziellen Software herauskristallisiert. Schulungen zu den notwendigen Programmen gibt es zwar viele am Markt, doch haben die meisten Schulungsanbieter nicht den Bezug zur medizinischen Praxis. Andrea Großer hat daher ein Seminar entwickelt, das Wissenschaftlern und Doktoranden die wichtigsten Voraussetzungen für die statistische Durchführung ihrer Projekte und Studien, notwendige Programmierrichtlinien, die entsprechenden Kenntnisse zum Umgang mit der Software und vor allem eine gehörige Portion praktische Tipps vermittelt.

Andrea Großer und Petra Lübcke, Medizinische Dokumentarinnen des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf bei einem ihrer SPSS-Seminare 

Andrea Großer und Petra Lübcke, Medizinische Dokumentarinnen des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf bei einem ihrer SPSS-Seminare

Aufgaben und Tätigkeiten in der Medizinischen Dokumentation:

Viel Entwicklungsraum für neue Ideen

Als A. Großer vor zweieinhalb Jahren mit dieser Aufgabe betraut wurde, stellte das eine große Herausforderung für sie dar. „Ich hatte bis zu dem Zeitpunkt noch nie irgendwelche Seminare gegeben und war mir gar nicht sicher, ob ich mein Wissen anderen verständlich vermitteln könnte.“, beschreibt sie die damalige Situation. Aber die häufigen Präsentationen im Rahmen der Projektarbeit und der ehrenamtlichen Tätigkeit beim DVMD hatten ihr genügend Sicherheit vermittelt, so dass gleich das erste Seminar ein Erfolg wurde. Mittlerweile ist ihre Seminartätigkeit zu einem festen Bestandteil ihres Jobs geworden und macht derzeit immerhin fast ein Viertel ihrer Arbeitszeit aus.

„Was ich an meinem Beruf schätze, ist die große Bandbreite der Aufgaben und die Vielfältigkeit.“, schildert A. Großer ihren Job. „Ich kann innerhalb meines Aufgabenbereichs sehr eigenständig arbeiten, habe einen großen Entwicklungsspielraum und kann eigene Ideen einbringen. Außerdem lerne ich durch die Projekte meiner Kunden immer neue Teilbereiche der Medizin kennen. Dazu ist es notwendig, sich ständig wieder in neue medizinische Fachbereiche einzuarbeiten, was dem Ganzen aber auch einen spannenden und abwechslungsreichen Charakter verleiht. Zudem kann ich mich innerhalb der Projekte zum Teil in die kleinsten Einheiten vertiefen, sie genau analysieren und bewerten und so durch die Arbeit am Detail Veränderungen im Ganzen bewirken. Das ist eine Puzzlearbeit, die einem schon liegen muss.“ Der Seminar-Bereich, den A. Großer betreut, ist nicht typisch für die Aufgaben eines Medizinischen Dokumentars, aber das zeigt auch, dass das Tätigkeitsfeld nicht starr vorgegeben ist und es immer darauf ankommt, welche Möglichkeiten sich gerade im eigenen Jobumfeld ergeben und ob man seine Chancen einfach nutzt.


A. Großer in ihrem Büro des Instituts für Medizinische Biometrie und Epidemiologie an der Universitätsklinik Hamburg-Eppendorf

„Krankheitsverläufe zu dokumentieren heißt auch, professionellen Abstand zum menschlichen Schicksal halten zu können.“

Voraussetzungen für die Erlernung eines Berufs im Bereich der Medizinischen Dokumentation:

Herausforderung Medizinische Dokumentation

Mit jedem Projekt, das A. Großer anvertraut wird, treten ganz unterschiedliche Aspekte in ihren Berufsalltag ein. So hat sie fast 10 Jahre lang die Qualitätssicherung des Hamburger Schlaganfallprojekts betreut und im Zuge des Projektverlaufs an die 12.000 Datensätze bearbeitet. „Wenn man ein Projekt so lange betreut, bekommt man auch mal das eine oder andere menschliche Schicksal hautnah mit. Auch wenn die Daten nur statistisch betreut werden und man den Menschen selber nicht kennt, kann man doch anhand der Datenveränderungen den Krankheitsverlauf mitverfolgen. Und die Schicksale, die sich anhand der Daten auf dem Papier ablesen lassen, gehören ja zu einem echten Menschen. Ich musste erst einmal lernen, dazu einen professionellen Abstand zu gewinnen.“

Einrichtungsart Anzahl Prozent
Chemisch-Pharmazeutische Industrie 169 33,73%
Sonstige Einrichtung 146 29,14% 
Klinikum an Universität 45 8,98%
Auftragsforschungsinstitut 43 8,58%
Krankenhaus 35 6,99%
Sonstige Privatunternehmen (KMU) 18 3,59% 
Softwarehaus (auch innerhalb Großunternehmer) 11 2,20%
Sonstige (Behörden, Versicherungen, Beratungen, etc.) 34 6,80%
Summe 501 100,00%

Ein typischer Arbeitstag im Leben von Andrea Großer beginnt mit normaler administrativer Büroarbeit: Mails und Post bearbeiten, Seminaranfragen beantworten und Organisationsaufgaben für die nächsten anstehenden Projekte. Dann vertieft sich A. Großer in der Regel in eines der aktuellen Projekte und arbeitet weiter an Programmierung, Auswertung, etc. Nachmittags liegen häufig noch Besprechungen zu Projekten, interne Institutstreffen oder Kundenberatungen an. Überstunden fallen bei Frau Großer wie in jedem anderen Job auch an. Allerdings hält sich die Anzahl in Grenzen und ihr Arbeitgeber ermöglicht ihr eine flexible Handhabung, so dass sie die Mehrarbeit ausgleichen kann.

„Die Umschulung zur MDA war das Beste, was mir passieren konnte.“

Vom Mathe-Hasser zum Statistik-Fan

„Als ich damals in meinem alten Beruf im Labor nicht mehr arbeiten konnte, brach für mich zunächst eine Welt zusammen. Doch heute sehe ich das anders: Die Umschulung zur MDA war das Beste, was mir passieren konnte.“, kommentiert Andrea Großer ihre Berufswahl, obwohl sie vor der Umschulung gewisse Zweifel hatte. „Ich war früher in der Schule in Mathe nicht unbedingt ein Ass und konnte mir zunächst überhaupt nicht vorstellen, im Bereich der Statistik zu arbeiten. Doch ich erfuhr schnell, dass das Fach Mathematik in der Schule und der Statistik-Unterricht an der MDA-Schule nur bedingt etwas miteinander gemein hatten. Während der Ausbildung wurde der inhaltliche Bezug von Mathe zur Medizin vermittelt und das Fach Mathematik erhielt damit für mich einen echten, praktischen Nutzen, so dass mir das Lernen von mathematischen Zusammenhängen plötzlich wesentlich leichter fiel.“

„Was ich wirklich viel nutze, ist Englisch. Im Gegensatz zu vielen Dokumentaren in der pharmazeutischen Industrie muss ich in meinem Job zwar keine fließende Konversation auf Englisch halten, aber viele Dokumente und Begriffe in Wissenschaft und Forschung sowie viele Erläuterungen innerhalb meines Berufsumfelds existieren ganz einfach nur auf Englisch. Zum Glück wird man an den MDA-Schulen auch im spezifischen Fachenglisch geschult. Die MDA-Schule konnte mich relativ gut mit dem theoretischen Background ausstatten, den ich für die Praxis brauchte. Doch die Praktika können natürlich immer nur einen sehr begrenzten Einblick in den Arbeitsalltag vermitteln. Da wären längere Projekte, die in die Ausbildung integriert werden könnten, hilfreicher.“, so A. Großer.

Von der Schule in den Beruf

Wie in jedem Berufszweig kann sich die schulische Ausbildung an einer MDA-Schule immer nur an der Praxis orientieren und von ihr lernen. Doch durch das aktive Engagement im Berufsverband DVMD gibt Frau Großer so viel wie möglich Praxis-Feedback an die Schulen zurück. Der Bedarf an Medizinischen Dokumentaren wird weiter stark wachsen, da immer neue Gesetzesänderungen und fortwährende medizinische Neuerungen den Dokumentationsbedarf vorantreiben. Dadurch werden sich auch die Berufsbilder innerhalb der Dokumentation weiter verändern und der Fortbildungscharakter dieses Berufszweigs einen immer größeren Schwerpunkt erhalten. Eine MDA- oder MD-Ausbildung bietet Interessierten in diesem Bereich aber auf jeden Fall eine solide Basis für das Umfeld der Medizinischen Dokumentation. In welche Richtung jeder Einzelne sich dann entwickelt, hängt von der Jobwahl und dem Engagement des Betreffenden ab.

Interessanterweise sind fast 85 % der in der Medizinischen Dokumentation Beschäftigten Frauen, da der Bereich Dokumentation bisher eher der weiblichen Domäne zugeschrieben wurde. Aufgrund des immens gestiegenen EDV- und Statistik-Anteils steigt die Anzahl der männlichen Beschäftigten mittlerweile jedoch ständig. Die Verdienstmöglichkeiten im Bereich der Medizinischen Dokumentation variieren stark und hängen vom Aufgabengebiet, dem Umfeld (Pharmazeutische Industrie, Klinik, etc.) und den jeweiligen tariflichen Regelungen ab. Die Tarife des öffentlichen Dienstes werden für diesen Bereich zur Zeit gerade überarbeitet und sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich.

Portraitbild von Andrea Großer
Andrea Großer, Medizinische Dokumentarin
Foto: foto-dorrinck / Brigitte Dorrinck, Hamburg

Ausbildungen in der Medizinischen Dokumentation:

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Ausbildungsgängen und Kosten finden Sie unter: www.dvmd.de/berufsbild/ausbildung.php und unter: www.gesundheitsberufe.de

Autor: Nicole Fischer, Agentur marketing teufel

Der vollständige Text als pdf-Datei (995kb)



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